Mange håndverkere bruker fortsatt tid på å lete etter produktdokumentasjon, FDV-dokumentasjon og monteringsanvisninger. Med ByggDok kan mye av jobben skje automatisk. Når varene kjøpes hos et tilknyttet byggevarehus eller en grossist, følger dokumentasjonen med inn på riktig prosjekt.
En håndverker starter gjerne arbeidsdagen med en tur innom byggevarehuset. Materialer kjøpes inn, bilen fylles og turen går videre til byggeplassen. I bakgrunnen skjer det samtidig noe som sparer håndverkeren for både tid og arbeid.
– Så lenge håndverkeren eller entreprenøren opplyser hvilket prosjekt varene tilhører, sendes handelsmeldingene direkte inn i ByggDok. Der blir produktene lagt på riktig prosjekt. Det sparer deg for en masse dokumentasjonsjobb, forklarer Tor Strand Jacobsen, markedssjef VAVVS i Byggtjeneste.
ByggDok kobler deretter produktene mot informasjonen som ligger i NOBB. Da ligger FDV-dokumentasjon, produktinformasjon og andre relevante dokumenter klare på prosjektet uten at håndverkeren må samle dem inn manuelt.
Mindre tid på jakt etter dokumentasjon
Når prosjektet er ferdig, samles dokumentasjonen og sendes videre til byggherre. Den kan sendes som en samlet PDF, som enkeltfiler, eller overføres videre til Boligmappa. Dette kalles for sluttdokumentasjonen.
– Løsningen minimerer behovet for manuelt arbeid, målet er at mest mulig skal skje automatisk, sier Jacobsen.
For håndverkeren betyr det mindre administrasjon. For kunden betyr det større trygghet for at dokumentasjonen faktisk følger arbeidet som er utført.
ByggDok fungerer også som et arkiv gjennom sluttdokumentasjonen. Når man genererer sluttdokumentasjonen samles all dokumentasjon som er tilgjengelig der og da. Dermed er dokumentasjonen tilgjengelig senere dersom det oppstår spørsmål om et produkt, ved en reklamasjon eller når boligen skal selges.
– Ryddig sluttdokumentasjon er en verdi for kunden. Dette er et kvalitetsstempel på jobben som er utført, sier Wenche Holtet-Lid, markedssjef for BAE-næringen i Byggtjeneste.
Byggevarehuset får en viktig rolle
Byggevarehusene og grossistene spiller en sentral rolle fordi kjøpsinformasjonen må sendes videre til ByggDok. Når det skjer, tilbyr byggevarehuset mer enn selve varen til sine kunder.
LES OGSÅ: NESO tilbyr nå ByggDok til sine medlemsbedrifter
– For handelen er dette en viktig tjeneste til entreprenørene. Når de har solgt produkter til et prosjekt, kan dokumentasjonen som hører til varene også være automatisk tilgjengelig, sier Holtet-Lid.
Det gir byggevarehuset en mulighet til å gjøre kundens arbeidsdag enklere. Håndverkeren slipper å komme tilbake senere og be om dokumentasjon fra en handel som kanskje skjedde måneder tidligere.
Jacobsen mener derfor at ByggDok er en konkurransefordel. Et byggevarehus som sørger for at varekjøpene flyter inn i ByggDok, hjelper kundene med en oppgave de uansett må løse.
– For veldig mange håndverkere er dette svært ressursbesparende. Derfor er samarbeidet med byggevarehusene og grossistene så viktig, sier han.
Også VAVVS-bransjen er på vei inn i den samme dataflyten. Flere av de store VAVVS-grossistene sender nå handelsmeldinger til ByggDok. Dermed er det mulig å bruke løsningen på tvers av flere fagområder og av blant andre rørleggere og rørentreprenører.
LES OGSÅ: Nye ByggDok klar til bruk – raskere, enklere og mer moderne
Overrasket over at prosjektene allerede ligger inne
Mange håndverkere kjenner fortsatt ikke til denne muligheten og blir overrasket første gang de logger inn i ByggDok.
– Mange oppdager at prosjektene deres allerede ligger der med dokumentasjon knyttet til produktene de har kjøpt. Årsaken kan være at prosjektnavnet blir oppgitt når varer bestilles til et prosjekt slik at faktureringen blir riktig. Det betyr at håndverkeren ikke trenger å opprette alt fra bunnen av, sier Holtet-Lid.
Det skyldes ofte at handelsmeldingene allerede har kommet inn fra byggevarehus og grossister. Hvis det brukes produkter som ikke finnes i NOBB, er det mulig å registrere disse som egne varer. Og om håndverkeren bruker varer fra eget lager, er det mulig å legge dem til manuelt med varenummer, eller ved å skanne strekkoden med ByggDok på telefonen. Ombrukte produkter dokumenteres også med blant annet bilder direkte fra byggeplassen.
ByggDok er utviklet for å håndtere virkeligheten på byggeplassen, der varer ofte kommer fra flere bestillinger og ulike innkjøpskanaler.
Papirer som alltid blir borte
Jacobsen trekker frem et enkelt eksempel som mange håndverkere vil kjenne igjen: monteringsanvisningen følger produktet, legges på byggeplassen, men når montøren faktisk trenger den, er den borte. Med ByggDok henter du bare dokumentasjonen frem igjen på mobilen.
– På en byggeplass blir slike dokumenter som bruksanvisninger og monteringsveiledninger fort kastet eller borte. I ByggDok åpner du bare prosjektet og finner igjen informasjonen der, sier han.
Dataene stopper ikke i byggevarehuset
Bak dokumentene håndverkeren finner i ByggDok ligger produktdataene som produsentene har registrert i NOBB. Det mener Holtet-Lid flere leverandører bør kjenne til.
– Mange tenker fortsatt på NOBB som noe som først og fremst brukes av byggevarehandelen. Men informasjonen går mye lenger ut i verdikjeden. Den brukes av handelen, på nettsider, av entreprenører og til slutt i dokumentasjonen, helt frem til byggherren, sier hun.
Det betyr at arbeidet en produsent legger ned i gode og oppdaterte produktdata, får verdi flere steder enn i varehandel og logistikk. Særlig viktig er FDV-dokumentasjonen – informasjon om forvaltning, drift og vedlikehold. Avhengig av produktet kan også andre dokumentasjonstyper være nødvendige. Jo bedre data som ligger i NOBB, desto bedre blir også dokumentasjonen som møter håndverkeren ute i prosjektet.
Dokumentasjon som konkurransefortrinn
I tillegg til at dette er tidsbesparende, mener Holtet-Lid at håndverkere også bør se dokumentasjon som en del av salgsjobben.
– Det handler om å fremstå som profesjonell. Viser du kunden at dokumentasjonen er på plass og kan leveres sammen med prosjektet, er det et konkurransefortrinn, sier hun.
For byggevarehuset er gevinsten nært knyttet til det samme: En enklere arbeidsdag for kunden. Varen selges én gang, men informasjonen som følger varen, er nyttig i mange år etterpå.
