Byggfakta`s retningslinjer for datahåndtering, personvern og informasjonskapsler

Minimere 

Om vår kontinuerlig pågående markedsundersøkelse på byggeprosjektmarkedet

Under navnet ByggeNorge driver vi en kontinuerlig pågående markedsundersøkelse der vi studerer hvem som bygger eller planlegger å bygge hva, hvor, når og hvordan på byggeprosjektmarkedet. Det handler om informasjon som omhandler planlagte eller aktuelle byggeprosjekter.

Behandling av ev. personopplysninger, i forbindelse med vår kontinuerlig pågående markedsundersøkelse av prosjektmarkedet, er basert på følgende:

1. Berettiget interesse, interesseavveining

Grunnlaget for vår informasjonshåndtering handler om bygg- og anleggsprosjekter på prosjektmarkedet og hvilke foretak som er involvert i prosjektene.

Gjennom dette bidrar vi til et mer effektivt, mer transparent og åpnere prosjektmarked som muliggjør kontakter mellom kjøper og selger (oppdragsgiver/innkjøper og anbudsgiver) samt kontakter mellom aktører som har planer om å bygge noe, og som kan utveksle erfaringer med, eller få referanser fra, aktører som har bygd eller prosjektert lignende prosjekter.

Byggebransjen har en rekke velkjente bransjeproblemer (høye kostnader, lav effektivitet, svart arbeid, arbeidsmiljøproblemer, korrupsjon osv.). Utfordringene handler om at man trenger og vil effektivisere, digitalisere og gjøre bransjen mer åpen og transparent. Ved å være åpne og transparente med hvilke foretak og personer som er involvert i forskjellige prosjekter, bidrar alle sammen til en økt transparens, noe som kan bidra til å motvirke bransjeproblemene, øke effektiviteten, få ned kostnadene og forenkle samarbeid med nye aktører innen Europas grenser.

For å få inn riktig informasjon om riktig byggeprosjekt, riktig foretak og til riktige tidspunkter trenger vi og bransjen å snakke med de rette personene og ha personopplysninger om disse for å kunne kontakte dem. Det handler ikke om følsomme personopplysninger, men utelukkende om personopplysninger om personene i egenskap av deres funksjoner/yrkesroller i foretak som på en eller annen måte er involvert i byggeprosjekter. Navn, eventuell stilling i foretaket eller rolle i byggeprosjektet samt e-postadresse og telefonnummer er eksempler på slike personopplysninger.

Vår egen og våre juristers vurdering er at interessen og nytten, for så vel de berørte personene som for byggebransjen som helhet, med vår virksomhet veier tyngre enn disse yrkespersonenes personvern. Ifølge personvernforordningens betraktning (47) kan for eksempel behandling av personopplysninger for direkte markedsføring betraktes som en berettiget interesse. Vi mener at vi har legitime formål med de begrensede og ikke-følsomme personopplysningene som behandles.

2. Nødvendighet av å utføre (ofte avtalt) kvalitetssikring som interesseavveining

Også for å kunne oppfylle det vi ofte enes om med personer vi snakker med om byggeprosjekter, trengs visse personopplysninger. For eksempel for kvalitetssikring og korrektur via e-post og innlogging til de involverte personene i prosjektene. Vi blir også ofte enige om å komme tilbake via telefon for å oppdatere informasjonen om prosjektene.

Siden dette ikke er en formell avtale, men en overenskomst og interesseavveining vi gjør, handler vår vurdering om at behandlingen av disse ikke-følsomme personopplysningene, ifølge denne erklæringen inkl. nytten for personen, personens foretak og bransjen, veier tyngre enn den registrertes interesse av beskyttelse mot krenkelse av personvernet.

De personopplysningene vi samler inn, hvordan og når

Byggfakta Docu AS innhenter opplysningene i første rekke direkte fra deg som i din funksjon/yrkesrolle i et foretak er involvert i et aktuelt eller planlagt bygge- eller anleggsprosjekt. Alternativt innhentes opplysningene fra en annen person som er involvert i samme prosjekt, og i de tilfeller informeres du via korrektur som sendes via e-post og/eller at vi ringer deg opp separat etter at vi har fått opplysningene fra en annen person. Vi gjør en rekke forsøk på å nå deg, men vi kan ikke gjøre en uproporsjonal anstrengelse siden vi i utgangspunktet ser stor bransjenytte som en interesseavveining samt at det handler om ikke-følsomme personopplysninger om personer i deres yrkesrolle.

Eksempler på personopplysninger vi samler inn, er navn, funksjon/yrkesrolle på prosjektet (foretaket), og kontaktopplysninger til deg som mobiltelefonnummer, direktenummer og e-postadresse.

Byggfakta Docu AS kan komme til å oppdatere dine opplysninger fra andre offentlige registre hvis det er nødvendig for å opprettholde godt registervedlikehold.

Byggfakta Docu AS registrerer, eller kan komme til å registrere, dine personopplysninger i forbindelse med:

1. at vi snakker med deg direkte (eller har kontakt via e-post) alternativt får opplysningene via en annen person som er involvert i samme prosjekt,
2. at du melder deg på en tjeneste som tilbys via de forskjellige plattformene som «Foretaksnavnet» tilbyr, f.eks. innlogging på Byggsverige.se eller lignende der så vel opplysninger om prosjekter og personopplysninger kan oppdateres,
3. at du fyller ut navn, e-postadresse eller mobiltelefonnummer på nettstedet
4. at du kontakter oss via e-post, via telefon, våre nettsteder og sosiale medier
5. at du melder deg på foretakets nyhetsbrev eller lignende
6. at du besøker våre nettsteder og app, herunder blant annet trafikkdata, stedsdata, nettlogger og andre kommunikasjonsdata samt for eksempel IP-adresse, type enhet, operativsystem og nettlesertype som brukes for besøket.

Innsamling av personopplysninger der du kontakter oss først

I forbindelse med at du fyller ut et interesseskjema på hjemmesiden (f.eks. når du fyller ut og markedsfører prosjekter via skjema på ByggeNorge.no eller logger inn på våre sider gis du mulighet til å lese vår erklæring og klikke på en knapp der du sier at du forstår vår erklæring. Siden vi i utgangspunktet også i disse tilfellene henviser til interesseavveining, dvs. at bransjenytten veier tyngre enn den registrertes interesse for beskyttelse mot krenkelse av personvernet, jobber vi ikke med begrepet samtykke. Derimot er vi åpne og løfter frem vår erklæring i forbindelse med at du fyller ut disse skjemaene.

Når du besøker vår hjemmeside, informeres du også om informasjonskapsler, både såkalte førsteparts og tredjeparts informasjonskapsler på datamaskinen. Slike informasjonskapsler følger deg og din surfeatferd med det formål å kunne tilby deg informasjon, markedsføring eller gratistjenester som er basert på atferden.

Hvordan vi bruker innsamlet informasjon – formål og nytte

Foretaket behandler personopplysninger i hovedsak for de formål som angis nedenfor, og for de eventuelle ytterligere formål som angis ved innsamlingstidspunktet::

A) Formål og nytte med å sikre riktig informasjon om riktig byggeprosjekt i kontakten med vår informasjonsinnsamling «Byggsverige»

1. For å utføre (ofte avtalt) kvalitetssikring, korrektur av prosjektinformasjon samt eventuelle innlogginger til tjenester via en av de plattformene som tilbys av foretaket.
2. For som avtalt å komme tilbake via telefon eller e-post og oppdatere informasjon om byggeprosjekt.
3. For å muliggjøre god service, som å håndtere forespørsler, korrigere eventuelle feilaktige opplysninger eller sende informasjon som du har begjært, f.eks. korrektur eller tips på referanseprosjekt, tips på aktører som har vært involvert i lignende prosjekter osv.
4. For gjennom analyse av din atferd på våre nettsteder og app å utvikle, levere og forbedre våre produkter og tjenester.
5. Personopplysninger brukes også ved analyse for å utføre segmentering/profilering, for å kunne utvikle korrigerte tilbud og tjenester og for å gjennomføre undersøkelser.
6. For å sende deg informasjon og markedsføring via SMS, e-post, app, push eller andre digitale kontaktveier som sosiale medier siden du har en aktiv relasjon med oss.
7. For å kontakte deg via telefon, SMS, e-post, app eller post om andre tilbud, kampanjer eller tjenester som vi tror kan være av interesse for deg i din rolle på byggeprosjekter, men merk at du når som helst kan takke nei til denne markedsføringen.
8. For å kunne gi deg relevante anbefalinger, referanser, tilbud og tilpassede tjenester basert på hvilken type byggeprosjekt du har, hva andre med lignende prosjekter eller atferdsmønstre har interessert seg for, hva du har valgt for tjeneste, sett på og vist interesse for.
9. For å hjelpe oss å utvikle vårt nettsted og app til å bli mer brukervennlige og for å forbedre brukeropplevelsen av de plattformene som tilbys via foretaket ved å kunne tilpasse visningen av tjenestene til den enheten som brukes.
10. For å sende viktige meldinger som kommunikasjon om endringer i våre vilkår og erklæringer.
11. I visse tilfeller med samtykke kan også personopplysninger lagres for å unngå at dine opplysninger dukker opp igjen på nye prosjekter. En forutsetning for å holde rede på om du for eksempel ikke vil ha e-post, direktemarkedsføring osv. er å lagre visse personopplysninger for å kunne oppfylle dine ønsker og ditt samtykke med oss om det.

B) Formål for bransjenytte

1. For å muliggjøre økt transparens, åpenhet og effektivitet på byggeprosjektmarkedet.
2. Som en følge av ovenstående også øke informasjons- og erfaringsutveksling, få ned byggekostnadene (via flere og bedre anbud, tilbud, forslag til løsninger), redusere korrupsjon, svart arbeid og arbeidsmiljøproblemer.
3. For å muliggjøre kontakter mellom kjøper, beslutningstaker, prosjektleder, foreskriver, påvirker og selger av varer og tjenester (oppdragsgivere/innkjøpere, konsulenter og anbudsgivere osv.) på byggeprosjektmarkedet og forenkle samarbeid mellom foretak som på en eller annen måte er relatert til byggebransjen, innenfor de europeiske grensene.
4. For å muliggjøre relevant, rettet markedskommunikasjon, markedsføring, produktinformasjon, bransjenyheter, tilbud innenfor b2b-prosjektmarkedet – kan i seg selv f.eks. bidra til økt kompetanse, innsikt i nye løsninger, inspirasjon, en mer bærekraftig og effektiv bygging.
5. For å muliggjøre unik byggestatistikk som har blitt brukt av bransjen i mange år, en viktig og vel etablert statistikk om prosjektmarkedets historiske utvikling. Personopplysningene brukes ikke direkte i statistikken, men personopplysningene er en forutsetning for at informasjonen om prosjektene skal kunne samles inn og løpende oppdateres slik at statistikken kan finnes og holdes løpende oppdatert. Bransjeaktører og bransjeorganisasjoner bruker statistikken til flere forskjellige formål, blant annet for å planlegge, organisere og budsjettere.
6. Også med det formål å kunne stille spørsmål og gjøre undersøkelser for forretningsutvikling som hjelper oss og bransjen med å effektivisere kontaktene mellom kjøper og selger (beslutningstaker og påvirker) av varer og tjenester, men også effektivisere bransjen og prosjektmarkedet som helhet. Det kan handle om å bidra til mer bærekraftig bygging og forenkle utvikling av nye tjenester, produkter og løsninger for bransjen og bransjens aktører, byggherrer, konsulenter, entreprenører, forhandlere, underentreprenører, leverandører, grossister, meglere, utleiere, myndigheter, osv.
7. For å gjennomføre spørreundersøkelser, undersøkelser i forsknings- eller utredningsformål. Vi har for eksempel gjennomført en rekke samarbeidsprosjketer med universitet og bransjeorganisasjoner for forskjellige formål for å få frem beslutningsgrunnlag til byggebransjen, for å effektivisere prosjektmarkedet. Personopplysningene brukes ikke direkte i forskningen eller undersøkelsene, men derimot er personopplysningene helt nødvendige for at vi skal kunne stille riktig spørsmål og få riktig svar fra rette personer i riktig foretak om riktig prosjekt. Forskningsprosjekt og utredninger/undersøkelser kan gjennomføres både via e-post og telefon. Eksempler på forskning og utredning/undersøkelser har for eksempel handlet om produktivitet, bærekraftig bygging, foreskrivningsgrader, kjennskap og syn på forskjellige spørsmål rundt aktører, varemerker, løsninger, materialer, varer og tjenester på prosjektmarkedet,
8. Et annet formål kan iblant også være journalistiske formål – for å underlette hvilke foretak og personer journalister i bransjemedier skal intervjue om forskjellige prosjekter og bransjespørsmål.
9. Andre formål for bruk av personopplysninger kan også være at lærere og studenter på universitet og høyskoler vil komme i kontakt med beslutningstakere i riktig foretak og riktig prosjekt, f.eks. til eksamensarbeider, for å finne praksisplasser i foretak/prosjekter.
10. I de tilfeller personopplysninger som vi samler inn, overdras til kunder, partnere eller bransjeaktører, er de selv behandlingsansvarlige for sin egen behandling av de personopplysninger de får tilgang til via våre tjenester. De kan ifølge avtalen bare bruke personopplysningene innenfor rammen av de formål som beskrives i vår erklæring – så fremt de ikke allerede selv for eksempel har pågående relasjoner (kunder, leverandører, samarbeidspartere) med eller har fått andre, egne samtykker fra samme berørte personer som forekommer blant våre personopplysninger.

Minimere 

Personopplysninger vi samler inn

Byggfakta Docu AS innhenter opplysningene i første rekke direkte fra deg som kunde. Eksempler på personopplysninger vi samler inn, er navn, eventuelt tittel, og kontaktopplysninger som mobiltelefonnummer og e-postadresse. Foretaket kan komme til å oppdatere dine opplysninger fra andre offentlige registre hvis det er nødvendig for å opprettholde godt registervedlikehold.

Byggfakta Docu AS registrerer, eller kan komme til å registrere, dine personopplysninger i forbindelse med:

1. at vi snakker med deg direkte (eller har kontakt via e-post) alternativt får opplysningene via en annen person som er involvert i samme prosjekt,
2. at du melder deg på en tjeneste som tilbys via de forskjellige plattformene som «Foretaksnavnet» tilbyr, f.eks. innlogging på Byggsverige.se eller lignende der så vel opplysninger om prosjekter og personopplysninger kan oppdateres,
3. at du fyller ut navn, e-postadresse eller mobiltelefonnummer på nettstedet,
4. at du kontakter oss via e-post, via telefon, våre nettsteder og sosiale medier,
5. at du melder deg på foretakets nyhetsbrev eller lignende,
6. at du besøker våre nettsteder og app, herunder blant annet trafikkdata, stedsdata, nettlogger og andre kommunikasjonsdata samt for eksempel IP-adresse, type enhet, operativsystem og nettlesertype som brukes for besøket.

Innsamling med samtykke

Ved at du fyller ut et samtykkeskjema på hjemmesiden (f.eks. i forbindelse med interesseskjema, abonnerer på nyhetsbrev, bruker tilbud m.m.) samtykker du i at dine personopplysninger (f.eks. navn, telefonnummer og e-postadresse) kan brukes til salgs- og markedsføringsformål for de tjenester som eksponeres i tilknytning til der du bes fylle ut personopplysningene.

Vi samler også inn IP-adresse, geografisk posisjon og interesser med det formål bedre å kunne tilpasse vår markedsføring til deg.

Når du besøker vår hjemmeside, samtykker du også i at vi får legge til informasjonskapsler, både såkalte førsteparts og tredjeparts informasjonskapsler på datamaskinen. Slike informasjonskapsler følger deg og din surfeatferd med det formål å kunne tilby markedsføring som er basert på atferden.

Hvordan vi bruker innsamlet informasjon

Foretaket behandler personopplysninger i hovedsak for de formål som angis nedenfor, og for de eventuelle ytterligere formål som angis på innsamlingstidspunktet:

1. For å utføre bestillinger av tjenester via en av de plattformene som tilbys av foretaket.
2. For å muliggjøre god kundeservice, f.eks. håndtere dine forespørsler, korrigere feilaktige opplysninger eller sende informasjon som du har bedt om, f.eks. nyhetsbrev.
3. Opplysninger om bestilling av tjeneste lagres og analyseres og ligger til grunnlag for tilbud og rabatter samt markedsføring av både generell og rettet karakter.
4. For å kunne administrere kundeprofiler, gjennomføre analyser samt markedsundersøkelser.
5. For systemadministrasjon og for å utvikle statistiske data om våre brukeres atferd og mønster, men dette identifiserer ingen enkeltperson, men skjer på aggregert nivå.
6. For gjennom analyse av din atferd på våre nettsteder og app å utvikle, levere og forbedre våre produkter og tjenester.
7. Personopplysninger brukes også ved analyse for å utføre segmentering/profilering, for å kunne utvikle rettede tilbud og tjenester.
8. For å sende deg informasjon og markedsføring via SMS, e-post, app, push eller andre digitale kontaktveier, f.eks. sosiale medier siden du har en aktiv kunderelasjon med oss.
9. For å kontakte deg via app, telefon, SMS, e-post eller post om andre tilbud, kampanjer eller tjenester som vi tror kan være av interesse for deg, men merk at du når som helst kan takke nei til denne markedsføringen.
10. For å kunne gi deg relevante anbefalinger, tilbud og tilpassede tjenester basert på hva andre med lignende atferdsmønster har interessert seg for, hva du har valgt for tjeneste, sett på og vist interesse for.
11. For å hjelpe oss å utvikle vårt nettsted og app til å bli mer brukervennlige og for å forbedre brukeropplevelsen av de plattformene som tilbys via foretaket ved å kunne tilpasse visningen av tjenestene til den enheten som brukes.
12. For å kunne sperre personopplysningene dine, f.eks. e-postadresse for markedsføring i de tilfeller du takket nei til markedsføring.
13. For å sende viktige meldinger som kommunikasjon om endringer i våre vilkår og erklæringer.