De fem fallgruvene du må unngå i prosjektarbeidet

Illustrasjonsbilde: Getty Images

BRANSJEKOMMENTAR: - Enkelte prosjekt er dømt til å mislykkes allerede før de har startet, mens andre kjemper seg fram til målstreken før de faller om. Og så er det de som lykkes. Hva er det som gjør at noen får det til og noen feiler?

Publisert: 22 Jun 2023

Av Marie Christine Sanner, prosjektansvarlig i VB

- Vi har her tatt for oss fem faktorer som kan være avgjørende for om du kommer seirende ut av prosjektet, eller ikke.

1. Manglende forankring

I mange tilfeller er ikke prosjektet godt nok forankret hos ledelsen fra starten av. Slike prosjekter har en lei tendens til å bli nedprioritert underveis når andre spennende og nødvendige saker dukker opp og legger beslag på viktige ressurser.

Et godt tips for å ikke havne i denne fallgruven: Sikre at alle – inkludert mellomlederne – er med og har samme forståelse for prosjektet fra start, og at alle vet hva målet er.

2. Dårlig planlegging

Har du opplevd at noen har utført en jobb for deg som er bedre enn forventet? Det gir ikke bare en god følelse, det øker også sjansen betraktelig for at du deler opplevelsen med andre. Ved å ha en god plan for hvordan et prosjekt skal gjennomføres og følges opp, økes sannsynligheten for at du leverer over forventning – med de positive ringvirkningene det har. Konsekvensen av det motsatte er heller ikke vanskelig å forestille seg.

Tid er en knapphetsfaktor i de fleste prosjekt, og planleggingen kan bli så som så. Ta deg tid til å lage en god plan, basert på realistiske tids- og kostnadsrammer – for her faller mange gjennom.

Les også: 6 klassiske feil rørleggere (og andre) bør unngå i anbudskonkurranser

3. Oppfølging – hva er det?

Rapportering og oppfølging er også vesentlige elementer i et prosjekt, og begge må utføres. Det hjelper imidlertid ikke så mye med rapporter, hvis en ikke forstår at en må følge opp og gjøre noe med det rapportene viser. En god rapport skal inkludere eventuelle avvik – med forklarende årsaker – og tiltak. Oppfølgingen ligger i å sørge for at tiltakene blir gjort, som for eksempel å sende endringsmeldinger i tide.

Faste rutiner for oppfølgingsmøter og hvordan informasjonsflyten skal være, er avgjørende for at du som prosjektleder og dine medarbeidere skal få en forutsigbar og definert ramme for gjennomføring av prosjektet. Og ikke minst, for at dialogen med byggherre og andre aktører skal bli best mulig.

Slurver du med dette punktet, mister du fort kontroll over både økonomien, framdrift og prosjektet som helhet.

4. Kunnskap og kompetanse

Denne sier seg nesten selv, men det hender at noen faller gjennom her også. Den som skal lede et prosjekt må være oppdatert på gjeldende krav og forskrifter, og ha den rette kompetansen. Ikke la deg friste til å gyve løs på et prosjekt uten å være sikker på at du har ressursene, kunnskapen og ferdighetene som skal til for å gjennomføre.

Her kan det i tillegg være lurt å tenke på uforutsette hendelser, som at en av dine eller prosjektets nøkkelpersoner blir borte; Hvem stepper inn?

5. Organisering og ledelse

Det hender jeg møter personer i en eller annen sammenheng, som jeg tenker er på feil hylle i livet. Personer som garantert er gode på noe, bare ikke på akkurat det de gjør i den situasjonen du møter dem. Lyder det kjent? Sånt kan skje i prosjekter også. Det er ikke alle som egner seg til å lede og som har det som skal til for å organisere slik at jobben blir gjort best mulig. En god leder evner å tenke helhetlig, er god på å lese medarbeiderne sine og får dem til fungere godt sammen.

Uklar ansvarsfordeling og manglende motivasjon er også ingredienser i oppskriften på mange havarerte prosjekt, så ikke undervurder dette punktet heller.

Les også: Hva kan du forvente av en god prosjektleder når du skal ha vann, varme og energi i bygget ditt?

VB og prosjektlederkompetanse

Jeg håper punktene over er en nyttig påminnelse til deg som står foran et nytt prosjekt, slik at du unngår fallgruvene.

I VB tilbyr vi VBs partnere og integrerte våre spesialkurs i prosjektledelse. Benytter du en VB bedrift i et av dine prosjekt, er derfor sjansen stor for at de har medarbeidere med god prosjektlederkompetanse. I tillegg benytter de trolig også Dextro, et komplett kvalitetssikringssystem som ivaretar kvalitetssikring og dokumentasjon av hele prosjektet, fra planlegging og utførelse til igangkjøring og overlevering. Slik sikrer vi høy kvalitet hele veien.

Vi er opptatt av at du skal føle deg trygg på at VB leverer som avtalt og at vi unngår fallgruvene. Enten det handler om vann, varme eller energi, store eller små oppdrag, og uavhengig av hvor i landet ditt prosjekt skal utføres.

(Denne artikkelen ble første gang publisert på VB Bloggen. Gjengitt med tillatelse fra Rørleggerkjeden VB)